Power AppsとPower Automateで作業報告を自動化。報告漏れの防止と情報伝達の迅速化を実現

医療機器・医薬品メーカーでは、営業担当者による機器アップデートの作業報告が手作業中心となっており、報告漏れや確認作業の負荷が課題となっていました。
インフォテックはPower AppsとPower Automateを活用し、報告の入力からPDF帳票の作成、メール送信、リマインドまでを自動化し、報告漏れの防止と情報伝達の迅速化を実現しました。 

背景・課題

従来の報告業務では、営業担当者が作業内容を手作業で記入し、PDF化した報告書をメールで品質管理部へ送付していました。作業種別ごとに必要なチェック項目が異なるため、入力項目の切り替えやチェックリストの管理が煩雑になり、入力に迷いが生じやすく、記入漏れにつながることもありました。その結果営業担当者・品質管理部の双方に負荷がかかっていました。
さらに、作業後の報告期限が守られないケースもあり、報告漏れや確認の遅延が発生していました。
報告業務が属人的なままでは品質管理に必要な情報の収集が遅れ、後続業務にも影響が及びかねない状況でした。

選定の経緯

当初は、既存システムの改修や手作業運用の見直しも選択肢に挙がりました。しかし、短期間で現場の入力負荷を下げつつ、周辺システムへの影響を抑える必要がありました。
そこで、既存のMicrosoft 365環境との親和性が高く、業務に合わせた画面や自動化をローコードで構築できるPower Platformを採用しました。
実装にあたり、Power Platformを活用した開発実績と、稼働後の運用・メンテナンスまで見据えた設計ができる点が評価され、パートナーとしてインフォテックが選ばれました。
単に画面を作るだけでなく、実際の利用シーンを踏まえた「使える運用」まで支援できる点を評価いただきました。

取り組み

まず、現行業務をヒアリングし、報告に必要な項目・チェックリスト・メールの送信先・帳票フォーマット・リマインド条件を整理しました。
その上でPower Appsで営業担当者向けの入力画面を構築し、作業種別ごとに必要な項目のみを表示することで、利用者が迷わず入力できる設計としました。
入力データはSharePointやExcel Online上のマスタ情報、社内システムから取得したデータと連携させ、Power AutomateでPDF帳票の作成、品質管理部へのメール送信、未完了レコード（未提出の報告）へのリマインドを自動化しました。

効果

一連の報告業務が自動化されたことで、営業担当者が報告書の作成・PDF化・メール送信を手作業で行う必要がなくなり、報告業務の負担を大きく軽減しました。未提出の報告には自動でリマインドされるため、報告漏れを防止する運用につながっています。
また、作業種別に応じて必要な項目やチェックリストが表示されるため、営業担当者は迷うことなく入力でき、報告内容のばらつきを抑制できました。必要な情報が揃った報告が品質管理部に届くため、確認作業も効率化しました。
結果として、営業担当者と品質管理部の双方で作業負荷が軽減され、情報伝達の迅速化と報告精度の向上を同時に実現しています。

導入後に評価いただいたポイント

導入後、お客様からは以下の点についてご評価いただきました。

インフォテックでご支援できること

インフォテックでは、開発のスピードだけでなく、要件定義から設計、ドキュメント化、稼働後の運用支援までを一貫して重視し、長期的に使い続けられるPower Platform活用を支援しています。
Excel中心の手作業、データの分散、既存システムを一部残したまま改善したいといった課題をお持ちの場合は、既存資産を活かした業務改善の仕組みをご提案します。お気軽にご相談ください。

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