サーバー型RPAによる業務の完全自動化を実現

事例概要

お客様の社内教育業務で発生していた手作業をサーバ型RPAを導入することにより完全に自動化しました。
また多種多様なRPAソフトウェアの導入実績を活かし短期間での導入を実現しました。

課題

お客様は社内教育としてSaaSのe-Learningシステムを活用していました。
しかしながら社内で運用するにはシステム担当者の手作業が発生しており、非常に手間がかかる状況となっておりました。
具体的には、各部署の管理者が受講状況を確認するために、システム担当者が週に1回、e-LearningシステムからCSV形式で受講履歴をダウンロードし、データの加工を行い、各部署ごとにファイルを分割して管理者に配布する作業が発生していました。

弊社の取り組み

当時お客様が導入を検討していたサーバー型RPA「Blue Prism」を活用し、その実証実験を兼ねたプロジェクトとしてe-Learningシステムの受講履歴情報を自動提供する仕組みを導入しました。仕組みとしてはe-Learningシステムからカリキュラムごとの受講者・未受講者のデータを抽出し、部署ごとにExcelファイルで提供するというものです。さらにRPA導入前後で管理者側の確認先が変わらないよう、Excelの自動提供先はRPA導入前と同じ場所に設定するなど、運用面も配慮いたしました。

要件定義自体はこれまで手動で行っていた作業マニュアルをもとに行ったため、お客様へのヒアリングは数回程度の実施となりました。これによりRPAで実現するためのマニュアル手順の見直しや追加機能の検討に注力することができ、最低限の期間と工数で要件定義を完了することができました。作業期間としては、要件定義の作業と並行して「Blue Prism」の技術検証を行った後、1ヵ月という短い期間で導入を実現することができました。
また、RPAで実行するデータ加工はお客様がこれまで使い慣れてきたExcel/AccessのVBAツール資産をそのまま活用することをご提案させていただき、お客様にも理解しやすい仕組みとなりました。

プロジェクトの効果

これまで手動で加工を行っていたシステム担当者の作業時間を約半分にまで短縮することができました。
さらには、RPA化に伴い下記のように運用レベルの向上を図ることで、管理者の利便性も大きく向上しました。

・毎日始業前にRPAをスケジュール起動することで、これまで週1回だった受講履歴情報の提供頻度を毎日提供できるようにした。
・従来は受講者情報のみを管理者に提供していたが、RPA化に伴い未受講者情報も付加したことで、管理者の未受講者確認の時間が大幅に削減された。

手作業が多く社員が本来の作業時間を確保できていない・・そんなお困りごとでお悩みの際は、ぜひ一度インフォテックまでご相談ください。