経費削減 ～Tableauで経費の内訳を可視化する～

本対応のきっかけ

ある医療機器メーカーの経理部様から経費削減対応の一環として、経費の内訳を毎月確認したいとの要望を受けました。
DataLake周辺の開発・運用を担当していた弊社は、経費管理システムのデータや組織情報データを組み合わせて経費レポートを作成すればご要望を満たせることをお伝えすると共に、お客様自身での作成は課題が多いと判断したため、既存のDataLake環境を活用し、弊社が経費レポートを作成することをご提案しました。

お客様の課題

経費レポートに必要なデータが複数のシステムに点在しており、各システムからデータを集めなければならない状態でした。
また、お客様自身でExcelによる経費レポート作成を試みましたが、手作業では時間がかかることから月1回の更新でも運用が難しいと感じていました。
さらに、経費レポートの分析に使用するための独自のマスタを準備していましたが、個人のPCでデータを保管することになるため、属人的な管理になることを懸念していました。

弊社の取り組み

1.データの一元管理
　経費データを含め、必要なマスタはすべてDataLakeに連携し、一元管理ができるよう開発を行いました。
2.運用作業の定型化
　お客様管理のデータもDataLakeにアップロードする仕組みを作り、運用担当者が常に最新データを確認できる環境に整備しました。
　また、誰でも作業ができるよう手順書や運用マニュアルを作成し業務プロセスを標準化しました。
3.レポート更新の自動化
　経費レポートは、データ加工をETL、レポート実装をTableauで行うことで、レポート更新を自動化しました。

効果

一元管理によって、経費関連データがDataLakeで参照可能となり、データ取得が容易になったことから、
他部門のユーザ様でも経費データを分析することができるようになり、社内データの活用促進につなげることができました。
DataLake環境で経費レポートを開発したことで、運用担当の弊社が経費レポートの管理を担うことが可能となり、お客様の運用工数を大幅に削減することができました。
経費レポート作成を自動化することで、月次に加えて日次でのデータ更新を可能にし、経営層が見るデータの鮮度を高めることができました。
完成した経費レポートから、余剰に経費が掛かっている業務を特定し、原因の把握と改善策の対応を実施することができ、大幅な経費削減につながりました。